No-Shows sind ein No-Go: Nicht eingehaltene Termine sind teuer. Ob Praxis, Klinik, Restaurant oder Coiffeursalon: Wenn Kund:innen nicht auftauchen, verlieren Sie doppelt. Mit Terminerinnerungen per SMS reduzieren Sie die No-Show-Rate effizient – wir zeigen Ihnen, wie.
Haben Sie gewusst, dass im Durchschnitt 10 bis 15 Prozent der ausgemachten Reservationen und Termine nicht eingehalten werden? Für ein Unternehmen bedeutet das einen doppelten Verlust, denn Sie verlieren Einkommen und Zeit. SMS-Erinnerungen gehören zu den effizientesten Methoden, die No-Shows zu reduzieren. Und das erst noch voll automatisiert. Wie Sie SMS-Erinnerungen optimal einsetzen, zeigen wir Ihnen mit den folgenden 7 Tipps. Lesen Sie auch den passenden Artikel Teure Terminausfälle vermeiden: 4 Strategien gegen No-Shows
Das Timing muss stimmen
Timing ist alles: Kommt die Erinnerung zu früh, geht sie möglicherweise wieder vergessen. Kommt sie zu spät, können Kund:innen nicht rechtzeitig reagieren. Empfehlenswert ist eine Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin, je nach Branche können Sie auch eine zweite Erinnerung wenige Stunden vorher senden.
Direkte Kundenkommunikation über WhatsApp
Stellen Sie sich vor, Sie können Ihre Kunden direkt mit einer Terminerinnerung über WhatsApp erreichen. Unter der Nachricht erscheinen drei praktische Schaltflächen: „Bestätigung“, „Bitte um Verschieben“ und „Anruf“.
Wenn der Kunde auf „Bestätigung“ klickt, erhält er sofort den Standort Ihres Geschäfts, beispielsweise über Google Maps. Lehnt der Kunde den Termin ab, bekommt er eine Nachricht, dass Ihr Geschäft ihn für einen neuen Termin kontaktieren wird. Mit einem Klick auf „Anruf“ kann der Kunde Sie direkt anrufen und alle Fragen klären. Diese einfache und effektive Kommunikation erleichtert nicht nur die Terminverwaltung, sondern stärkt auch die Kundenbindung und optimiert dank WhatsApp Sie Ihre Prozesse!
In der Kürze einer Terminerinnerung liegt die Würze
Eine Kurznachricht hat 160 Zeichen. Je nach Provider können Sie mehr als 160 Zeichen versenden, die SMS-Nachrichten werden dann verkettet und erscheinen auf dem Handy als vollständige Nachricht. Wenn Sie mehr als 160 Zeichen benötigen, schlägt sich das auch auf die Kosten nieder. Das heisst, Sie müssen die Terminerinnerung kurz und klar kommunizieren, um Ihre Nachricht auf 160 Zeichen zu beschränken. Stellen Sie sicher, dass alle nötigen Infos in der Nachricht enthalten sind. Dazu gehören:
- Name der Kundin bzw. des Kunden, zum Beispiel in einer persönlichen Ansprache
- Datum, Zeit und Ort
- Möglichkeit zur Ab- oder Zusage
Das sieht dann zum Beispiel so aus:
« Liebe Frau Muster, Ihr Termin bei Dr. Stefan ist am 22.2.22 um 14.00, Musterstrasse 3. Bitte bestätigen Sie mit JA, oder rufen Sie uns an, wenn Sie verhindert sind. »
Nutzen Sie smarte Automatisierungen
Automatisieren Sie, was Sie können. Smarte SMS-Systeme versenden vorgefertigte Erinnerungen zum definierten Zeitpunkt – und Sie müssen dazu keinen Finger rühren. Das Beste daran: Eine gute Lösung integriert sich via Schnittstellen nahtlos in Ihr System. Einfacher geht’s nicht.
Ermöglichen Sie Antworten
Die Kommunikation per SMS ist schnell und zuverlässig – in beide Richtungen. Lassen Sie Ihre Kund:innen interagieren und bitten Sie in der Terminerinnerung um eine Reaktion. Zum Beispiel: «Bestätigen Sie die Reservierung mit JA oder NEIN». Das ist verbindlicher – und Sie wissen auch gleich, dass die Nachricht wirkt. Mit einer virtuellen Nummer können Sie Nachrichten auch über einen SMS-Gateway empfangen (sehen Sie sich auch den Artikel an: Wie funktioniert ein SMS-Gateway? Welche Vorteile bietet es?) .
Personalisierung wirkt
Sprechen Sie Ihre Kundschaft persönlich an, und nutzen Sie eine einzigartige Sprache, die zu Ihrem Unternehmen passt. So sorgen Sie automatisch für mehr Zufriedenheit und Engagement. Keine Sorge: Mit dem richtigen System funktioniert auch die Personalisierung automatisch. Bestenfalls ist der SMS-Gateway an Ihr CRM- oder ERP-System angebunden, so ist auch die Datenaktualität gewährleistet.
Halten Sie sich an die Regeln
Auch beim SMS-Versand gilt: Halten Sie sich an die geltenden Datenschutzbestimmungen. In den meisten Ländern brauchen Sie das schriftliche Einverständnis Ihrer Kund:innen, dass Sie ihnen SMS senden dürfen. Wie Sie an die richtigen Nummern und Ihre Einwilligung gelangen, lesen Sie hier: 6 Wege, an die SMS-Nummern Ihrer Kundschaft zu gelangen
Erstellen Sie einen Workflow
Um einen optimalen Erinnerungsprozess zu kreieren, erstellen Sie am besten einen Workflow. So können Sie das Timing perfektionieren und zum richtigen Zeitpunkt die richtige Message senden. Am besten testen Sie verschiedene Abläufe und analysieren die jeweilige Antwortrate. Damit Sie das Maximum aus den SMS-Möglichkeiten herausholen.
Die smarten SMS-Services von eCall helfen auch Ihnen, die No-Shows zu reduzieren.
Wir zeigen Ihnen gerne, wie. Am besten kontaktieren Sie uns – nicht nur per SMS.
Florian
Florian ist Senior Marketing Manager und für die Bewerbung der Marke eCall zuständig. In diesem Blog schreibt er über Neuigkeiten und Wissenswertes rund ums Thema Business Messaging.
