Vom Autoservice bis zur Zahnreinigung: Verpasste Termine gehören in vielen Branchen zum Alltag – und sind für Unternehmen mehr als nur lästig. Jeder nicht wahrgenommene Termin bedeutet einen finanziellen Verlust und produziert unnötige Leerläufe. Die Lösung: Terminerinnerungen über SMS, WhatsApp und RCS. In diesem Beitrag zeigen wir, wie auch Sie mit automatisierten Terminerinnerungen Zeit und Geld sparen.
Laut einer nicht-repräsentativen Umfrage der Kassenärztlichen Bundesvereinigung aus dem Jahr 2023 berichteten zwei Drittel der befragten Praxen in Deutschland von Schwierigkeiten mit nicht wahrgenommenen Terminen. In der Schweiz ist die Situation leider nicht besser! Bei den meisten dieser Arztpraxen machen unentschuldigte Ausfälle fünf bis zehn Prozent der Termine aus. Auch in der Gastronomie, in Dienstleistungs- und Handwerksbetrieben gehören Terminausfälle zum Alltag. Erscheint die Kundin nicht zum vereinbarten Termin, bleibt der Coiffeurstuhl leer. Lässt ein Gast seine Tischreservation spontan sausen, hat das Restaurant den Tisch umsonst freigehalten. In beiden Fällen leidet das Business doppelt: Einnahmen fallen weg und der Planungsaufwand war umsonst.
Teure Terminausfälle vermeiden
Jeder verpasste Termin führt zu Leerzeiten, die Unternehmen anders nutzen könnten. Darüber hinaus können häufige Ausfälle die Beziehung zur Kundschaft belasten, da neue Termine organisiert werden müssen und dies zusätzliche Kommunikation erfordert. Dies beeinträchtigt nicht nur die internen Abläufe, sondern führt häufig auch zu einer geringeren Zufriedenheit auf beiden Seiten. Terminerinnerungen über digitale Kanäle wie SMS, WhatsApp und RCS bieten hier eine Lösung, die den Umsatz stabilisiert, die Kundenzufriedenheit steigert und den Betrieb effizienter macht.
Diese 5 zentralen Punkte sollte Sie berücksichtigen, um mit Terminerinnerungen die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern
1. Rechtzeitig und direkt kommunizieren
Digitale Terminerinnerungen sind eine einfache und effektive Möglichkeit, Kund:innen rechtzeitig an ihre Termine zu erinnern. Untersuchungen zeigen, dass eine kurze Erinnerung wenige Stunden oder Tage vor dem Termin die Wahrscheinlichkeit einer Absage oder Verschiebung erheblich reduziert. Durch SMS-, RCS- oder WhatsApp-Nachrichten erreichen Sie Ihre Kundschaft direkt auf dem Smartphone. Und diese kann schnell und unkompliziert darauf reagieren.
2. Abläufe verbessern
Automatisierte Nachrichten stellen sicher, dass Kund:innen die Möglichkeit haben, ihre Termine rechtzeitig zu verschieben, falls etwas dazwischenkommt. Dies sorgt für eine höhere Pünktlichkeit und Verlässlichkeit. Insbesondere in Branchen wie der Medizin oder der Gastronomie, die auf präzise Zeitpläne angewiesen sind, kann dies die Prozesse erheblich verbessern.
3. Kundenzufriedenheit steigern
Ein Klick, und der Termin ist bestätigt oder verschoben: Auch Ihre Kund:innen schätzen es, rechtzeitig erinnert zu werden und flexibel zu reagieren. Denn auch für sie bedeuten verpasste Termine oft einen Mehraufwand, den sie gerne vermeiden würden.
4. Planung optimieren
Weniger Terminausfälle bedeuten eine bessere Auslastung – und machen die Planung einfacher sowie zuverlässiger. Unternehmen können so kostspielige Leerläufe vermeiden und die personellen Kapazitäten voll ausschöpfen.
Die Unterschiede zwischen SMS, WhatsApp und RCS
Automatisierte Terminerinnerungen werden meist per SMS, WhatsApp oder RCS versendet. Doch wo ist der Unterschied? Und für welche Technologie sollten Sie sich entscheiden?
- SMS ist einfach, direkt und wird auf allen Mobilgeräten unterstützt. Das macht die Kurznachrichten ideal, um schnell und prägnant an einen Termin zu erinnern. Der Nachteil: SMS sind auf Textnachrichten von maximal 160 Zeichen begrenzt.
- WhatsApp bietet die Möglichkeit, Nachrichten mit Bildern, Videos oder Links zu senden. Da WhatsApp sehr weit verbreitet ist, erreichen Sie Kund:innen auf einer Plattform, die sie ohnehin täglich nutzen. Der Nachteil: Ihre Zielgruppe ist auf WhatsApp-Nutzer:innen begrenzt.
- RCS (Rich Communication Services) kombiniert die einfache Handhabung der SMS mit den erweiterten Funktionen von Chat-Apps. Unternehmen können interaktive Elemente wie Buttons zum Bestätigen oder zum Verschieben in ihre Terminerinnerungen integrieren. Der Nachteil: RCS ist noch nicht flächendeckend von allen Anbietern unterstützt. Das ändert sich aber in nächster Zukunft.
Tipps und Tricks für erfolgreiche Terminerinnerungen
Ob per SMS, WhatsApp oder RCS: automatische Terminerinnerungen haben zahlreiche Vorteile. Idealerweise versenden Sie eine Terminerinnerung 24 bis 48 Stunden vor dem Termin. So haben Kunden ausreichend Zeit, bei Bedarf abzusagen oder den Termin zu verschieben, und Sie als Unternehmen können schnell reagieren. Zudem gilt: je persönlicher, desto besser. Eine personalisierte Nachricht wie «Liebe Frau Meier – wir freuen uns, Sie am Dienstag um 15 Uhr bei uns zu begrüssen!» zeigt, dass Sie Ihre Kund:innen schätzen und individuell wahrnehmen. Ein professionelles Business-Messaging-System bietet Ihnen dazu die nötigen Tools.
Wirksame Terminerinnerungen mit eCall Messaging
WhatsApp zu versenden. Über eine benutzerfreundliche Plattform können Sie Ihre Nachrichten planen und automatisiert an eine grosse Zahl von Empfänger:innen versenden. So erhalten Sie eine effiziente Möglichkeit, Leerläufe und unnötige Kosten durch verpasste Termine zu vermeiden. Sie verbessern die Pünktlichkeit und die Zuverlässigkeit der Kund:innen und tragen gleichzeitig zur Optimierung der betrieblichen Abläufe bei. Da jeder verpasste Termin mögliche finanzielle Auswirkungen hat, sind solche Lösungen von unschätzbarem Wert.
Unternehmen, die auf Messaging-Dienste setzen, können nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch ihre Kundenbindung stärken. Profitieren auch Sie von den Vorteilen von Terminerinnerungen per SMS, RCS oder WhatsApp – wir zeigen Ihnen, wie.
Möchten Sie erfahren, wie auch Ihr Unternehmen von Terminerinnerungen mit eCall Messaging profitieren kann? Dann kontaktieren Sie uns bitte jederzeit.
Florian
Florian ist Senior Marketing Manager und für die Bewerbung der Marke eCall zuständig. In diesem Blog schreibt er über Neuigkeiten und Wissenswertes rund ums Thema Business Messaging.
